چطور امنیت اطلاعات مالی در نرم‌افزارحسابداری را تضمین کنیم؟
امنیت اطلاعات مالی در نرم‌افزارحسابداری و انبارداری
در دنیای کسب‌وکار امروز، امنیت اطلاعات حسابداری بسیار حیاتی است. اطلاعات مالی، در واقع قلب تپنده هر سازمانی هستند و هرگونه رخنه امنیتی میتواند منجر به ضررهای جبران‌ناپذیر مالی، از دست رفتن اعتبار، و حتی ورشکستگی شود. با کاربرد رو افزون کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای حسابداری، محافظت از این داده‌ها از اهمیت دوچندانی برخوردار شده‌است. در این مقاله به مهمترین راهکارها برای حفظ امنیت اطلاعات مالی در نرم افزارهای حسابداری می پردازیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.
چرا امنیت اطلاعات مالی با اهمیت است؟
امنیت اطلاعات مالی چه اینکه پای سرقت در میان باشد یا ویروس و هک اطلاعات، بسیار مهم و حیاتی است. تصور کنید اطلاعات مالی شما به دست رقبا بیفتد، یا سود و زیان شرکتتان برای عموم فاش شود. این مسئله پیامدهای جبران ناپذیری دارد ممکن است اعتبار برند شما لطمه بخورد، اعتماد مشتریان را از بین می‌برد ویا اینکه متحمل عواقب قانونی یا مالیاتی سنگینی شوید.. از طرفی، تهدیدات سایبری دائماً در حال تکامل هستند؛ از حملات باج‌گیری و فیشینگ گرفته تا نفوذهای پیچیده توسط هکرها. در بسیاری از موارد ممکن است اطلاعات نرم افزار حسابداری شما با ویروسی شدن نرم افزار یا دستگاه به طور کل از دست برود. در نتیجه همواره باید امنیت اطلاعات را درالویت نخست قرار دهید.
ویروس امنیتی چیست و چگونه نرم افزار حسابداری در برابر ویروس ها حفظ کنیم؟
ویروس ها در واقع باعث اختلال در عملکرد طبیعی سیستم می شوند و ممکن است در آن اختلال ایجاد کرده و یا کل اطلاعات مالی شما را از بین ببرند. این ویروس ها ممکن است به طور هدفمند به سمت سیستم مالی شما هدایت شده باشند که اطلاعات خاصی از سیستم شما بردارند یا آن را سرقت یا از آن کپی برداری کنند. یا در ممکن است کل اطلاعات شما را پاک کنند. ویروس های امروز بسیار مخرب هستند و میتواند از شرکت و اطلاعات شما سواستفاده کنند. امروزه که نرم‌افزارهای حسابداری جای دفترهای حسابداری را گرفته‌اند، بیش از هرچیزی باید آنها در برابر حملات ویروسی محافظت کنید.
امنیت نرم‌افزار انبارداری
نرم‌افزارهای انبارداری با اینکه سیستمی متفاوت از نرم افزارهای حسابداری دارند اما درجه اهمیت کمتری ندارند و باید در کنار تامین امنیت اطلاعات مالی به آن اهمیت داده شود. این نرم‌افزارها نه تنها موجودی کالا را ردیابی می‌کنند، بلکه جریان ورود و خروج کالا، مکان اقلام، برنامه‌ریزی سفارشات و بسیاری فرآیندهای حیاتی دیگر را نیز مدیریت می‌کنند. با توجه به ارزش بالای کالاهای موجود در انبار و حساسیت اطلاعات مربوط به آنها، امنیت نرم‌افزار انبارداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در نتیجه، هرگونه نفوذ امنیتی میتواند منجر به از دست رفتن موجودی، سرقت، اختلال در عملیات، و در نهایت، ضررهای مالی و اعتباری جبران‌ناپذیری شود.
چرا امنیت نرم‌افزار انبارداری حیاتی است؟
تصور کنید سیستم انبارداری شما مورد نفوذ حملات ویروسی قرار گیرد. مهاجم میتواند:
- موجودی کالا را دستکاری کند: اقلامی را حذف یا اضافه کند که منجر به مغایرت‌های بزرگ و مشکلات در حسابداری و فروش می‌شود.
- مسیر کالاها را تغییر دهد: سفارشات را به آدرس‌های اشتباه ارسال کند یا مسیر تحویل کالاها را منحرف کند.
- اطلاعات حساس را به سرقت ببرد: داده‌های مربوط به مشتریان، تامین‌کنندگان، قیمت‌گذاری کالا و حجم معاملات را فاش کند.
- عملیات را متوقف سازد: با قفل کردن سیستم یا اختلال عمدی، کل فعالیت انبار را از کار بیندازد.
تمام این پیامدها نشان می‌دهد که چرا امنیت نرم‌افزار انبارداری باید یک اولویت اصلی برای هر سازمانی باشد.
با اینکه نرم افزارهای حسابداری و انباری وظایف متفاوتی را برعهده دارند، برای محافظت از آنها راهکارهای تقریبا مشابه ای وجود دارد. که در ادامه مطلب به آن می پردازیم.
راهکارهای حیاتی برای تأمین امنیت اطلاعات مالی در نرم‌افزارهای حسابداری و انبارداری
امنیت اطلاعات مالی شما نه تنها به نرم‌افزار، بلکه به امنیت حساب کاربرانی که با آن سروکار دارند نیز وابسته است. یک حساب کاربری ناامن، در واقع دروازه‌ای باز برای دسترسی‌های غیرمجاز و تهدیدات سایبری است.
اولین گام در محافظت از امنیت نرم افزارهای حسابداری و انبارداری انتخاب نرم افزارحسابداری ایمن و با کیفیت است. هموارده در تهیه نرم افزار به شرکت سازنده آن توجه داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که نرم افزار امکان بروزرسانی داشته باشد.. در واقع، نرم افزارهای که بدرستی کدنویسی شده‌باشند و لایه های امنیتی در آنها پیاده سازی شده‌باشد تا حد زیادی در برابر حملات سایبری یا ویروسی از خود محافظت خواهند کرد. در ادامه به مهمترین راهکارها برای ایمن‌سازی نرم افزارهای مالی می‌پردازیم:
۱. احراز هویت چند عاملی (MFA) را فعال کنید.
این مهمترین گام برای محافظت از حساب شماست. احراز هویت چندعاملی یک لایه امنیتی اضافه می‌کند؛ حتی اگر رمز عبور شما لو برود، مهاجم بدون عامل دوم (مثل کدی که به گوشی شما ارسال می‌شود یا تأییدیه از طریق یک اپلیکیشن احراز هویت) نمی‌تواند وارد حساب شما شود. تقریباً تمام نرم‌افزارهای حسابداری معتبر این قابلیت را ارائه می‌دهند.
۲. رمزهای عبور قوی و منحصربه‌فرد بسازید.
این راهکار ساده بنظر می آید اما بسیار با اهمیت است. از رمزهای عبور پیچیده و طولانی (حداقل ۱۲ کاراکتر) استفاده‌کنید که شامل ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشند. هرگز از رمز عبور یکسان برای چندین حساب استفاده نکنید. همچنین، بهتر است کاربران را ملزم کنید از رمزهای عبور پیچیده (ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها) استفاده‌کنند و به طور منظم آنها را تغییر دهند. از ذخیره رمزهای عبور در مکان‌های ناامن خودداری کنید.
۳. کاربری ها و دسترسی ها محدود و مشخص کنید.
برای تامین امنیت اطلاعات مالی، تمام کارمندان شما نباید به تمام سطوح نرم افزار حسابداری شما دسترسی داشته باشند . برای جلوگیری از تقلب و خطاهای عمدی، وظایف کلیدی حسابداری (مثلاً ورود فاکتور، تأیید پرداخت، و صدور چک) را بین افراد مختلف تقسیم کنید . هر کاربر یا کارمند فقط باید به آن دسته از اطلاعات و عملکردهایی دسترسی داشته باشد که دقیقاً برای انجام وظایفش لازم دارد. به عنوان مثال، کارمند ورودی داده‌ها نیازی به دسترسی برای تأیید پرداخت‌ها یا مشاهده گزارش‌های مدیریتی ندارد. این کار ریسک دسترسی غیرمجاز و خطای انسانی را به شدت کاهش می‌دهد.
علاوه بر این، به طور منظم دسترسی‌های کاربران را بازبینی کنید و در صورت تغییر نقش یا خروج پرسنل، دسترسی‌ها را فوراً به‌روزرسانی یا لغو کنید.
ایمنی دستگاه‌ها و به‌روزرسانی‌های منظم
رایانه‌ها، تبلت‌ها و گوشی‌هایی که برای دسترسی به نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌شوند، باید به‌روز و محافظت‌شده باشند. روی آنها نرم‌افزار آنتی‌ویروس معتبر نصب کنید، به‌روزرسانی‌های سیستم عامل را به موقع انجام دهید و از شبکه‌های وای‌فای عمومی و ناامن برای دسترسی به اطلاعات حساس استفاده نکنید.
همواره نرم‌افزار حسابداری و سیستم‌عامل سروری که نرم‌افزار روی آن اجرا می‌شود را به جدیدترین نسخه به‌روز نگه دارید. این به‌روزرسانی‌ها اغلب شامل پچ‌های امنیتی حیاتی هستند که نقاط ضعف شناسایی شده را برطرف می‌کنند.
امنیت شبکه و زیر ساخت
نکته مهم دیگر برای کسب و کارهای بزرگ در امنیت اطلاعات مالی، ایجاد امنیت در شبکه و زیرساخت ها است. نرم‌افزار حسابداری شما در یک شبکه و روی زیرساخت خاصی اجرا می‌شود. تامین امنیت این محیط، به اندازه امنیت خود نرم‌افزار مهم است. برای امنیت شبکه و زیر ساخت موارد زیر را مدنظر داشته باشید:
- فایروال قوی: یک فایروال مناسب، ترافیک ورودی و خروجی شبکه را کنترل کرده و از دسترسی‌های غیرمجاز جلوگیری می‌کند. تنظیمات فایروال باید فقط اجازه ارتباطات ضروری را به نرم‌افزار حسابداری بدهد.
- شبکه خصوصی مجازی (VPN): اگر کاربران از راه دور به نرم‌افزار حسابداری دسترسی دارند، استفاده از VPN ضروری است. VPN یک تونل رمزنگاری شده ایجاد می‌کند که امنیت ارتباطات را تضمین می‌کند.
- آنتی‌ویروس : این نرم‌افزارها باید روی تمام سیستم‌های متصل به شبکه حسابداری، از جمله سرور و رایانه‌های کاربران، نصب و به‌روز باشند. اسکن‌های منظم برای شناسایی و حذف بدافزارها حیاتی است.
امنیت فیزیکی و بک‌آپ‌گیری و بازیابی اطلاعات
با وجود دوربین ها و نگهبان شاید این مسئله کمتر به چشم آید اما بهتر است سرور حاوی اطلاعات مالی در محیطی امن و کنترل شده قرار گیرد که دسترسی فیزیکی به آن محدود باشد.
حتی با قوی‌ترین تدابیر امنیتی، احتمال وقوع حوادث غیرمترقبه (نقص فنی، خطای انسانی، حملات سایبری) وجود دارد. با بک‌آپ‌گیری منظم و مطمئن، در صورت بروز این حوادث از اطلاعات خود محافظت کنید. برای این کار برنامه بک آپ گیری برنامه ی منظمی داشته باشید. بک‌آپ‌گیری را به صورت روزانه یا حتی لحظه‌ای (بعد از تغییرات مهم و اساسی) برنامه‌ریزی کنید. بک‌آپ‌ها را فقط روی یک سرور نگه ندارید. حتماً نسخه‌هایی را به صورت آفلاین (مثلاً روی هارد اکسترنال) و در مکان‌های جغرافیایی متفاوت (مثلاً در یک مرکز اطلاعات دیگر یا فضای ابری امن) ذخیره‌کنید. حتی بک‌آپ‌های شما هم باید رمزنگاری شوند تا در صورت دسترسی غیرمجاز به آنها، اطلاعات قابل خواندن نباشند.
نکته آخر اینکه کارمندان و پرسنل خود را نسبت به امنیت داده‌ها آگاه سازید . بخاطر داشته باشید که امنیت همواره باید صورت بگیرید و به شروع کار شما خلاصه نمیشود.
با رعایت این راهکارهای ساده اما حیاتی، می‌توانید لایه امنیتی قدرتمندی برای حساب های مالی ایجاد کرده و از اطلاعات مالی خود در نرم افزارهای حسابداری محافظت کنید.
سخن پایانی
تامین امنیت اطلاعات مالی و حسابداری در نرم‌افزارهای مالی یک فرایند هم جانبه است که نیازمند توجه مداوم به مسائل مختلفی چون انتخاب نرم‌افزار، پیکربندی صحیح، امنیت شبکه، بک‌آپ‌گیری، آموزش کاربران و نظارت مداوم است. با رعایت دقیق این اصول، می‌توانید از داده‌های حیاتی کسب‌وکار خود محافظت کرده و از آرامش خاطر داشته باشید. به یاد داشته باشید، سرمایه‌گذاری در امنیت اطلاعات، یک هزینه نیست، بلکه یک سرمایه‌گذاری ضروری برای بقا و رشد کسب‌وکار شماست.
